Durante los últimos años han surgido muchas dudas y consultas por parte de autónomos preocupados por cómo tratar los datos de sus trabajadores.
Este es el motivo por el que la Agencia de Protección de Datos ha elaborado una guía para resolver las principales dudas que tienen los autónomos sobre la protección de datos en materia laboral.
En este blog podrás encontrar:
- Resumen y explicación de diferentes puntos sobre la guía emitida pro la Agencia de Protección de Datos (AEPD).
- Protección de Datos eficiente.
Resumen sobre la guía
Para empezar hablaremos de su estructura. Este documento consta 80 páginas organizadas en siete apartados, en los cuales se tratan los principales temas que generan conflicto o controversia en cuanto al derecho a la intimidad y la recopilación de datos personales para la construcción de una relación laboral.
Comienza con una explicación sobre cuáles son las bases legales sobre el tratamiento de datos personales la información que se debe facilitar y los derechos de protección de datos aplicados al entorno laboral.
Contenido más importante para los autónomos
- Tarjetas identificativas con nombre y apellido.
Los trabajadores solo podrán llevar tarjetas identificativas con nombre y apellido siempre y cuando se trate de actividades de cara al público o por razones de seguridad, además la información incluida deberá ser mínima.
- Si un autónomo solicita a su empleado un informe sobre su vida laboral, el empleado puede entregárselo siempre pero respetando el principio de minimización.
“La empresa podría tener un interés legítimo en comprobar si las personas candidatas cuentan con la experiencia previa que alegan en la concreta actividad que desarrollarían. El informe de vida laboral podría ser un medio apto para demostrar o comprobar esa experiencia, pero el empleador no necesita conocer todas las ocupaciones de aquellas, sino solo las relevantes a esos fines”.
- Datos acerca del registro horario.
La guía recomienda usar el sistema menos invasivo posible. Es decir, si se usan sistemas, por ejemplo, con datos de la huella del empleado, “podría ser necesaria una evaluación de impacto”, además la guía señala entre otros aspectos que la defensa de la protección de datos no “puede impedir la transmisión de la información pertinente a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cuando así lo reclame en el ejercicio de sus funciones”.
- No se puede indagar en el perfil de las redes sociales de un empleado.
“Aunque el perfil en las redes sociales de una persona candidata a un empleo sea de acceso público, el empleador no puede efectuar un tratamiento de los datos obtenidos por esa vía si no cuenta para ello con una base jurídica válida”, según el documento.
- ¿Qué no puede exigir una empresa?
Las empresas no “están legitimadas para exigir a la persona trabajadora que comunique datos personales como: afiliación sindical, ideología política, creencias religiosas u orientación sexual”, confirma la guía.
Protección de actividad
“La implantación de nuevas tecnologías incrementa el riesgo de afectación a los derechos de las personas trabajadoras, por su gran potencial invasivo: controles biométricos como la huella dactilar, videovigilancia, geolocalización…” señala el documento. Hay que gastar cuidado con el control de las actividades que un autónomo puede realizar y que esta pueda ser en perjuicio de la actividad de un trabajador.
La AEPD recomienda realizar un test de proporcionalidad para comprobar si es necesaria la instalación de cualquier tipo de media. Una vez que se supere este test de proporcionalidad, el autónomo debería tener en cuenta las siguientes recomendaciones de la guía:
- Informar a las personas trabajadoras sobre la finalidad del tratamiento de datos, y por tanto sobre la existencia y propósito de la medida de control.
- No puede recabar más datos de los estrictamente necesarios.
- No está legitimado para utilizar los datos con finalidades distintas del control empresarial.
Instalación de cámaras en los espacios laborales
La guía recuerda que “la imagen es un dato personal, ya que identifica o hace identificable a una persona. En este sentido, la instalación de cámaras, con finalidades como la seguridad, el control laboral, el acceso a zonas restringidas captando la matrícula del coche y la imagen del conductor, o incluso la monitorización de una UVI, supondría un tratamiento de datos de carácter personal y, en consecuencia, resultaría de aplicación la normativa de protección de datos”.
Es decir, si eres autónomo y tomas la decisión de instalar una cámara de seguridad en un espacio labora, la guía indica que solo podrás utilizarla cuando no se pueda acudir a cualquier otro medio que sea de menor impacto. También deberás regirte por el principio de minimización, no debes excederte en el número de cámaras instaladas. Además recuerdan que las cámaras de seguridad están prohibidas en los lugares de descanso y que todos los empleados deberán estar informados al respecto de su presencia.
La guía es gratuita y está disponible en la página web oficial de la Agencia Española de Protección de Datos.
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01 Bajo riesgo
| ¿A quién se dirige? |
|---|
| A toda empresa, entidad u autónomo que tenga que cumplir con el RGPD por manejar datos de carácter personal |
| ¿En qué podemos ayudarte? |
|---|
| – Identificando la situación de tu empresa en materia de cumplimiento normativo. |
| – Analizando los flujos de datos y la implantación de las medidas necesarias en tu organización, llevando a cabo un seguimiento continuo de las mismas. |
| – Proporcionándote soluciones tecnológicas para el cumplimiento de la normativa, implementando un modelo eficiente de gestión documental que agilice el almacenamiento y acceso a los datos. |
02 Alto riesgo
| ¿A quién se dirige? |
|---|
| A toda empresa, entidad u autónomo que maneje datos especialmente protegidos. Un ejemplo de ello son organizaciones referentes a la salud como clínicas, ortopedias, dentistas, ópticas, etc. |
| ¿En qué podemos ayudarte? |
|---|
| – Recogiendo la documentación preliminar necesaria. |
| – Visitando las instalaciones y analizando los datos. |
| – Identificando la situación en cumplimiento normativo. |
| – Implantando las medidas necesarias en tu empresa y realizando el informe de auditoría presencialmente. |
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